期限」を決める事はやさしさである。
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記事：あさのあきお（ライティング・ゼミ日曜コース）
「この前、頼んだ資料って出来ている？」
「申し訳ありません。まだです」
「何でまだなの？」
同僚とのこんなやり取り。
以前の僕は、瞬間的に「何でまだなんだよ！」とイラっとしていた。
そんな時ほど、「出来た時でイイよ！」と、お願いをしている事が多い。
特に、忙しそうな同僚や、不機嫌そうな同僚にお願いする時がそうだ。
同僚の雰囲気に忖度したからと言って、本当は出来た時で良い訳でもなく、僕の中には「期限」があるのだが、僕の気の弱さもあり、勝手に忖度してしまう。
しかし、結果が悪いのでは忖度する意味も無いのだが、ついつい曖昧にしてしまっていた。
しかし、これではいけないと気づいたのは、重要なプレゼンの資料を同僚に作成を任せた時の出来事だった。
半年間かけて練ったプロジェクトのプレゼンで、資料の内容も共有できていたつもりだったが、プレゼン1週間前に資料の確認をしようと思って同僚に声を掛けたら、プレゼンで伝えたいことがまったく表現できていなく、
「作成する時間は十分あっただろう！」
と、罵倒してしまった。
「あっ！ しまった！」
と、思った時は、時すでに遅しで、同僚は言いたい事があるのを堪えている表情で、僕を見つめ「申し訳ありません」と、言ってその場を立ち去り、その場の空気が一瞬で凍り付き、周りにいた同僚から冷たい視線が飛んでくるのが分かった。
僕自身も「期源」が無い事が後回しにしてしまいがちで、逆の立場になった事も数知れず。冷静に考えれば、一次チェック、二次チェックの期限を決めずに、同僚に任せっぱなしにしていたのが、そもそもの原因だったのだけど、ついカッとなって事を反省して、罵倒してしまった同僚にお詫びをし、他の同僚にも手伝ってもらい資料作りは事なきを得た。
それからの僕は、これを機会に様々な場面で必ず「期限」を
「○○日までに回答をお願いします。」
「○○日までに作成して返信ください。」
と、明確にするようにした。
同僚や取引先に問い合わせの回答なり返答や、資料や見積もりの作成をお願いする目的は、お互いの成果や結果を出すために行う事で、そのための「期限」と考えれば、相手に不要に忖度する必要が無い事だと思えるようになった。
しかし、無理な期限の設定は相手に失礼になる事なので、それについては十分配慮する必要はあるので気を付けてお願いをしている。
逆に、「期限」がない依頼が僕に届いた場合は、必ず依頼者に「期限」を確認している。これは自分のために、「相手が望んでいる期限」を確認する。それは、自分の仕事の優先順位を整理するための事で、「期限」を確認しないままだと、突然、催促があった時に他の仕事に影響がでるため自分を防衛するために「期限」を共有する事で、仕事が円滑に進み、信頼関係を高める効果があると考えている。
先日、天狼院で受講した池田貴将講師のモチベーション・ゼミで、池田講師も自分のために「期限」を相手に決めてもらっている。とお話をされていた。
まさに。この事だと自分が行っている事が正しい事だと確認が出来た。
それでも、同僚だけでなく、取引先でも、いろいろなタイプの人がいる。
期限よりも早い人
期限ギリギリの人
期限に遅れる人
催促しないと出来ない人
さて、どうしたものかと思っていた矢先、
池田講師からは「期限」を伝えるだけでなく、より効果が上がる方法を学んだ。
それは、「期限＋具体的な目的」を伝える事で、依頼を受ける人のモチベーション＝動機付けをUPするとの事だそう。
早速、僕も試してみた。
資料や集計など、僕の次に待っている人がいる場合は、「期限と具体的な活用の目的」を伝えるようにしてみると、効果テキメン！
今まで、催促しないと出来ない人が、遅れる事が無くなった。人のために作成や作業を行うと言う動機付けが、人を動かす事が証明できた。
大袈裟かもしれないが、僕と僕に関わる人すべてが、誰からも信頼され必要とされる人になるために、相手に忖度することなく、相手のために「期限を決める」事が、本当のやさしさだと思う。
ライティング・ゼミの日曜日コースの課題提出期限
「毎週月曜日の23時59分まで」
もし、この期限が無ければ、僕は半分以下か、もしかしたら一度も提出せずにゼミが終ってしまうかもしれない。
コンテンツを書く事のスキルUPが受講の目的であり、目的を達成させるためには、期限までに提出しなくてはフィードバックが受けられない。
今回はリピート受講で、前回同様になかなか思うように書けないが、期限があるからこそ必死で書こうとする。この必死を引き出してくれる「期限」こそが、天狼院の本当のやさしさだと思う。
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