セミナー運営成功の秘訣はドローンにある
＊この記事は、「ライティング・ゼミ」にご参加のお客様に書いていただいたものです。
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記事：高松理沙（ライティング・ゼミ土曜コース）
「高松さんの役割ってドローンみたいですよね」
そんなことを週末をかけて参加したセミナーで言われた。
私は、本業でコンサルタントをしながら、ボランティアでセミナーの運営をしている。
そこでの役割に、ルーマネというものがある。
ルーマネというのはルームマネージャーという役割であり、部屋の管理、セミナーの講師の人のサポート、セミナーの時間管理をしていく仕事で、このセミナーだけの呼び方なのだが、部屋をマネージする人だからルームマネージャーという至って普通な名前なのだ。
私はルーマネの中でも、ルーマネをコーチする役割を担っている。
今、ルーマネとして活躍している人に対して、部屋のマネージャがもっと効果的にできるように指導する立場なのである。
そこで言われたのがドローン。
でも、まさにこれがセミナー運営の極意なのだ。
私は200人規模のセミナーを数多く行ってきたが、全てのセミナーで運営に不満をいただいたことがない。
満足度を上げる秘訣は何なのか？
私やその前のルーマネ達が作り上げてきたセミナー運営成功の秘訣をお伝えしたい。
まずなぜ、ドローンなのか？
ドローンは遠隔操作できて、高いところから、俯瞰して景色をみれる。
自分の背丈では見れない景色や自分が欲しい景色をみることもできる。
セミナー運営も、遠隔操作をして俯瞰してみることで、自然と成功する運営ができてしまうのだ。
まず1つ目に、遠隔操作をすること。
これは何かというと、セミナー運営において自分は動いてはいけないということである。
自分がやりたいこと、会場内でやらなければならないことの全ては、自分以外のスタッフに任せるのだ。
当たり前じゃないかと思う人がいるかもしれないが、案外人は動いてしまう。
しかも無意識に、自分がやったら早いからとか、誰も手が空いている人がいないからという理由をつけて、作業を扱ってしまうのだ。
セミナーに行った時に、ぜひスタッフの動きを見て欲しいのだが、普通のセミナー運営においては、責任者が一つの持ち場にはいないことの方が多い。
でも、実はそれこそ失敗する要因になる。
考えて見て欲しいのは、責任者が動いてしまうとどうなってしまうかということだ。
仕事を振る人がいなくなって、全ての持ち場が止まってしまうのだ。
全てを知っている人が出来るだけ動かないこと、そしてスタッフを動かして自分は何もしない。
そして、スタッフが自分がやりたいことを全てやってくれる。
そんな遠隔操作のように自由自在に人を動かすことが、働く責任者のあり方なのである。
遠隔操作をするためには、自分の完成形イメージを事細かに伝えおくことも重要だ。
例えば、私が運営をするときにはスタッフが当日派遣されることが多く、事前に準備して伝えておくことが難しい場合が多い。
そのため、スタッフには当日のミーティングの時に、事細かにしておくべきこと、場所のセットアップなど完成形を伝えておく。
このことによって、指示を受ける相手との認識合わせができて、自分のやりたいこと、完成形をスタッフが自然と組み立てられるようになる。
このように自分の意図通りに動くスタッフを作っておくことができれば、遠隔操作は100%成功するのだ。
完成形を伝えることは、遠隔操作のコントローラになるのだ。
２つ目は俯瞰してみること。
セミナー運営において、俯瞰してみることはかなり難しい。
なぜかといえば、責任者となるといつでも周りに人がいて、あれはどうだこれはどうだと聞いてくる人もいて、目の前のことにとらわれてしまうことが多い。
私が運営している時には、講師の咳払いから参加者の顔色まで全てのことを見ていて、気になるところは講師やスタッフに話しておく。
会場の中にいる時も、会場の外で何があるかにまで気を使っておくようにしている。
会議室の隣の部屋でどんなことが行われているかまで把握していることも多い。
それくらい、その会場を俯瞰して見ているのだ。
俯瞰してみることのメリットは、問題にいち早く気づけ、対処できることにある。
空調ひとつ取っても、参加者の人からクレームになることもある。
参加者の服装から、空調を考えて調節することはもちろん、ブランケットなどの設備があれば、参加者に持って行くこともする。
講師の咳払いがひどければ、飲み物を変えたり、のど飴をお渡ししたり、食事を変えて見たり、声が出やすいようにサポートすることもやることがある。
一つ一つの問題に事前に対処することによって、参加者の満足度を上げることができるのである。
まとめると、セミナー運営成功の秘訣は、1つ目に遠隔操作をする、2つ目に俯瞰してみることである。
そのどちらがかけても、お客様に満足いただけるセミナーにはならない。
ぜひ２つの秘訣を使って、満足度の高いセミナー運営を目指して見てはいかがだろうか？
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