名刺管理迷子、「名刺の墓場」から脱却する
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記事：岸本しおり（ライティング・ゼミ日曜コース）
会社の机の2段目の引き出しに「名刺の墓場」があった。社会人6年目にもなると、名刺交換で頂いた名刺が増えてくる。確か4年目までは、1000枚程度収納できる名刺ボックスにプロジェクト毎に仕切りをつくり管理していた。そのボックスがいっぱいになってからは、名刺管理迷子になってしまった。新しい名刺ボックスを買うという選択肢もあったが、この管理方法は先輩の真似をしただけで、便利とは感じていなかったので、新しいボックスの購入にも踏み切れなかった。
私が管理方法を悩んでいる間も名刺交換という儀式は無くなることはなく、頂いた名刺は机の片隅に積み上げられ、タワーを建設していた。タワーが倒壊寸前になってきた頃、机の2段目の引出しに「名刺の墓場」が誕生した。頂いた名刺を会議体や組織毎に輪ゴムで束ね、引き出しに埋葬しはじめたのである。
「墓場」というネガティブな表現を使っている理由は、一度引き出しの中に入れた名刺が再び出てくることがほとんどないからだ。名刺の発掘作業は、せいぜい年賀状の住所録を更新する時くらいにしか行われない。その時ですら頻繁に連絡をとりあう人は名刺ではなく、メールの署名欄から転載する。そもそも名刺は、初対面の打ち合わせ時とその直後のメールのやり取りの時が最も活躍できる時で、それ以降は活躍の機会が少ないのだ。
しかし、名刺の墓場では、年に数回しかない名刺検索時に、全ての名刺をかき分けて探さなければならず、時間がかかってしまいとても不便だった。また、引き出しの中に名刺が無造作に入れられているごちゃごちゃ感が、引出しを開ける度に私の気持ちを下げていた。名刺検索時に手間なく探せ、その為の整理・分類も簡単な方法はないかなと考えていた時に、閃いた。「そうだ、ジップロックで管理しよう」と。ご存知の方も多いと思うが、ジップロックとはファスナー付きのプラスチックの袋で、主に食材を一定の下準備をした後に保存する為に使われる。私は作り置き食材のように、名刺をジップロックで管理することにした。思いついたら即行動で、会社の近所のコンビニでジップロックを購入した。コンビニで売っているので、足りなくなったらすぐに購入できる手軽さもよい。
早速、ジップロックにプロジェクト名を書き、名刺の墓場から救い上げた名刺たちを袋に収めていった。最初に感じたこの管理方法の利点は、名刺の枚数に関わらず、ジップロックが受け入れてくれることである。当たり前のことだが、プロジェクト毎に関わる人の数も異なるため、名刺の枚数も異なる。ジップロックだと、多くても少なくても収めることができ、入れた分だけしか体積を取らないので、保管スペースの節約にも繋がる。
また、管理方法の変更に伴い、食品に賞味期限があるように、名刺の保管期限のルールを新たに定めた。ルールはシンプルに2つ。1つ目は毎年3月に名刺を見返して、顔を思い出せない人、もう会う機会がなさそうな人の名刺は全て処分すること。2つ目は、プロジェクトが終了したらそれに関わる全ての方の名刺を処分すること。私がこれらの2つのルールを迷いなく遂行できているのは、写真を撮るだけで名刺の文字を読み取り文字データ化してくれる無料の名刺管理ツールのおかげである。データ化さえしていたら、処分する時の迷いは一切なくなる。
一時期、そのツールだけで名刺管理できるのではないかと考えたこともあるが、会社名や名前が思い出せないということがよくある私には難しかった。名刺の墓場の時と同様に、同じプロジェクトでも会議体や所属毎に輪ゴムで束ねて、1つのジップロックに入れており、会社名や名前などのヒントが少なくてもこの分けにより、探す出すことができる。このような探し方をするのはプロジェクトが進行中の時がほとんどの為、プロジェクト終了後は迷いなく、紙の名刺に別れをつげている。
この管理方法に変更してから、名刺の出し入れがとてもスムーズになった。引出しを開け、該当するプロジェクトのジップロックを取り出す。今日の夕飯に使う食材を冷蔵庫から取り出すのと同様の手軽さである。何より名刺ボックスで管理していた時に抱いていた「今この瞬間、名刺ボックスを落としたら1000枚の名刺が床に散乱する……」という恐怖心からから解放されたことが一番良かった。例え、袋が破けたとしても被害はそのプロジェクトだけに留められる。
こうして、私の2段目の引き出しは名刺の墓場から脱却し、「名刺の冷蔵庫」に生まれかわった。
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