取材に！ 打ち合わせに！ オンライン会議ツールを使ってみよう
＊この記事は、「ライティング・ゼミ」にご参加のお客様に書いていただいたものです。
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記事：牧 美帆（ライティング・ゼミ平日コース）
私は仕事で自社メディアの運営をしている。取材を行い、文字起こしをし、記事を作り、サイトにアップロードし、SNSで拡散するのが主な業務だ。
取材はもちろん実際にお会いし、対面で行うのが理想だが、お相手の方と既に面識があって、かつ遠方に住んでいたり、海外出張が多かったり、売れっ子過ぎてなかなか予定の調整がつかない……という場合は、オンライン会議ツールを使って取材を行うことがある。
もちろん、電話を使うという方法もある。しかし、電話だけでは伝わらないこともたくさんある。
有名な「メラビアンの法則」によると、人が矛盾したメッセージを受け取った場合に重要視する情報について、表情や目線、仕草などの視覚情報が55%、声のトーンや速さなどの聴覚情報が38%、そして話の内容を表す言語情報はたった7%だという。
オンライン会議ツールを用いることで、相手が本当に楽しそうか、乗り気か、不安に思っていないか……といったことを、その場にいなくても読み取ることができ、よりスムーズに相手とコミュニケーションを取ることができる。
また、並行して自社でイベントの運営もしているが、ゲストやスタッフと打ち合わせをする場合に、オンライン会議ツールを使えば、遠隔地や自宅にいるメンバーともコミュニケーションを取ることが可能だ。
現在は、インターネットで手軽にオンライン会議ができる。一番有名なものは、おそらくSkypeだろう。
しかし、Skypeでオンライン取材をする場合、事前にSkype IDの確認が必要になる。
また、相手がSkypeをやっていなかった場合は、あらかじめSkypeのIDを取得してもらう必要がある。
SkypeのID取得には、メールアドレスか電話番号が必要で、認証の作業もあるので、少し手間がかかる。
こちらからお願いするのに、わざわざSkypeのIDを新規に取得してもらったり、Skypeのアプリをインストールしてもらったりするのは、少し気が引けてしまう場合もあるだろう。
もし先方と既にFacebookで繋がっているのであれば、Facebookメッセンジャーを使う方法がある。
メッセンジャーの右上に「ビデオ通話」「音声通話」のボタンがあり、それをクリックするだけでビデオ通話ができる。
例えば、Facebookメッセンジャーで文字のやりとりをしていて、なかなか意図がうまく伝わらない、あるいは汲み取れない場合に、
「じゃあ、電話で話しましょうか」
で、電話に切り替えることもスムーズだ。
先方がSkypeやFacebookのIDを持っていない場合は、「Zoom」(https://zoom.us/)がおすすめだ。
やり方は簡単で、こちらで会議室の設定をし、あとは発行されたURLを送り、指定の時間にアクセスしてもらう。
つまり、先方にあらかじめID取得などの手間をかけてもらう必要がない。
また、Zoomには、録画機能がある。
もちろん、あらかじめ先方に断っておくのがマナーだが、これを使えば、あとから記事を作成するのが簡単だ。ICレコーダーと併用して使うと、より安心感がある。
しかし、注意点が2つある。
ひとつは、Zoomの場合も、専用ソフトのインストールが必要ということだ。
インストール自体はURLをクリックしたと、指示に従って進めばすぐに完了するが、これもあらかじめ先方に伝えておかないと、びっくりすることがあるだろう。
また、会社によっては、支給するパソコンに一切ソフトをインストールできないように設定しているところも多い。そのため、あらかじめ、Zoomをインストールできるかどうか、確認しておいてもらう必要がある。
もうひとつは、取材のように1対1であれば、すごく良いツールなのだが、無料プランで、かつ3人以上で会議をする場合は、40分という時間制限があるということ。あらかじめ次のURLを準備しておき、40分経過したら次のURLにアクセスしてもらう、といった運用もできるが、3人以上、かつ40分以上話す可能性がある場合は、有料プランにあらかじめ申し込んでおくか、別のツールを使う方がスマートだ。
この2つの注意点をクリアしたツールに、appear.in (https://appear.in/)というものがある。
appear.inは、ID不要、専用ソフトのインストールが不要、かつ4人までなら同時に時間制限なしでデレビ会議ができる。
しかし、appear.inにも注意点がある。それは、日本語非対応という点だ。これも、人によってはびっくりしてしまうので、あらかじめ知らせておいた方が無難だろう。
まとめると、
Skype（一番有名、Skype IDが必要。インストールが必要）
Facebookメッセンジャー（Facebookで繋がっていれば手軽にオンライン会議が可能）
Zoom（3人以上は40分の制限あり。インストールが必要。録画機能あり）
appear.in（4人まで無制限にオンライン会議が可能。インストール不要。日本語非対応）
このように、ビデオ会議には様々なツールがある。
どれも非常に便利だが、大切なのは、「あらかじめ、2種類以上のツールを準備し、いつでも切り替えられるようにしておく」ということだ。
Webサービスはいつでも100%確実に使えるものではない、どんなに著名なサービスでも、いざ、というときに、システムトラブルなど何らかの理由で、そのサービス自体にアクセスできない、という可能性は十分にある。
また、仕様が変更して、突然無料で使えなくなる、ということもありうる。
例えば、以前はappear.inで8人まで同時に通話ができた。今年に入って4人までに変わり、慌てて会議のツールをZoomに切り替えて、40分おきにURLを発行した……ということがあった。
なにかあったときに、「じゃあこちらを使ってみましょう」と、すっと先方に提示できるようにしておくと、スムーズに打ち合わせができる。
大切な打ち合わせの場合、SkypeやFacebookで通話が可能な場合でも、もしものときのバックアップとして、ID不要のZoomやappear.inを準備しておくと、みんなに一目おかれるかもしれない。
＜おわり＞
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