段取りをうまくするたった一つの方法
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人生を変えるライティング教室「天狼院ライティング・ゼミ」〜なぜ受講生が書いた記事が次々にバズを起こせるのか？賞を取れるのか？プロも通うのか？〜
記事：波多 友美（ライティング・ゼミ日曜コース）
「仕事を段取り良く進めることができますか？」そう問われたら自信を持って、私は「苦手です」と答えてしまうだろう。
私は、この「段取り」という作業がすごく苦手。これまでも「段取り」に関する本を数しれず読んできた。
「段取り」、「定時で帰る」、「仕事の早い人の仕事術」、タイトルにこんな文字が使われていたら思わず手に取ってしまう。５、６冊同時に購入して、手当たり次第試したこともある。
しかし、続かないのである。スケジュールをエクセルで管理したり、グーグルカレンダーで作業予定を入力したり、タスクを細かくして、まず何から取り掛かるか決めたりもした。でも１ヶ月も続かない。２，３日でやめてしまうこともあった。
まず、各仕事の時間見積もりが上手くいかない。自分が想定している以上の時間がかかってしまう。余裕をもって見積もっているはずなのに。
その大きな原因は、突然降ってくる「横やり仕事」である。上司から、部下から、お客様から、いろんな方面から突如として対応を迫られる仕事がやってくる。その対処に時間を取られ、どんどんスケジュールが押してしまう。再度スケジュールし直す時間も惜しくなり、「あっ、これもしないと間に合わない。あっこっちも締め切り近いんだった」とやることが次々と気になる。こうなると、私の頭の中では優先順位がつけられなくなる。事業計画の作成やら電話するとかメールの返信とか大小さまざまな「やるべきこと」が気になって、思考停止してしまう。まるで古いパソコンが、容量不足でフリーズして処理速度が落ちてしまうように。
「明日の会議の議題について、〇〇さんに電話して確認したいことあったんだ」
「☓☓さんからメール来てたな。確認しなくちゃ」
「あっでも、〇〇さんへの電話なら確認するだけだから、すぐ終わる」
「でも、プロジェクトの提案書も２日後が締め切りだから、課長と相談したい」
こんな感じで、意識があっちにいったり、こっちにいったり、集中できなくなる。
こんなことを繰り返しているので、休日出勤してリカバリーするしかなくなる。仕事の締め切りが金曜日だったら、相手先と交渉して「月曜日の朝までには提出するので、待ってください」などと期限を延ばしてもらったことも多い。一人休日出勤し、「何やってんだろう、私……」と強烈な虚無感に襲われたこともあった。
そしてまた、段取り本を手に取るという無限ループに陥っていた。
「このままではいけない！」私は決意した。「もう一度きちんと自分にあった段取り方法を見つけよう」そう思い、それまで買った段取り本をひっぱり出してきて、読み返した。
そして、あることを始めた。
それは、「この仕事を初めてする人にもわかるようなマニュアルを作る」である。
マニュアルの作成は、これまでも何度かチャレンジしてきた。しかし、それは自分のためのマニュアルなので、仕事の内容がある程度わかっている人向けのものだった。
例えば、決算報告をするために複数の他部署にデータを依頼しなければならない時、「〇〇課と△△課と☓☓課へデータを依頼する」と手順を設定していたけど、「１、〇〇課の〇〇さんに昨年もらったデータを送信し、今年のデータ作成依頼を電話で依頼する」２ データ待ち」と設定した。
仕事を前任者から引き継いだ時「ここどうやって進めるんだろう？」と戸惑うことはないだろうか？ 私は初めての仕事をするときは、そう考えて仕事が止まる。他部署の人に仕事を依頼するときは、メールで依頼するのか、電話で依頼するのか、そんなことまで気になってしまうのだ。
そこで、一から十まで手順を細かく設定することにした。こうすることで、自分が今、しなければならないことに安心して集中できるようになった。
仕事の段取りは、割り算のようだ。自分が段取りを組む時、いくつで仕事を割るか、それは私が決める。私はいままで、仕事を分解する時、小さな数で割り算をしてしまっていたのだ。細かい仕事の仕方に迷いが出やすいのに、小さな数で割ってしまっては、一つの仕事の容量が大きくなって、頭がいっぱいになってしまう。
段取りをこの方法に変えてから、複数のプロジェクトの同時進行が上手くできるようになった。「データ待ち」をしている間に、他のプロジェクトの仕事を挟むスキマに気付く。「今はこの仕事が進められないから、こっちの仕事を一つ進めよう」と割り切れるようになった。
長く、長く、辛い段取りトンネルを抜け出した気分。
まだまだ、目的地まで距離はありそうだけど、周りの見える安心感、開放感も感じてる。
そうやって進んでいくしかないのだ。
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